Het is zover: uw project krijgt vaste vorm, u hebt het in grote lijnen uitgestippeld en u bent tot het besluit gekomen dat internet de beste manier is om uw product te verkopen of uw diensten voor te stellen. Volg nu deze tips om u voor te bereiden en geen enkel detail te vergeten.
De verplichtingen om uw e-commerce te starten zijn dezelfde als voor een gewone onderneming. U moet...
- een basiskennis bedrijfsbeheer bezitten (geen specifieke beroepskennis)
- een professionele bankrekening openen
- zich inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) via een Ondernemingsloket
- zich onderwerpen aan de btw
- een boekhouding voeren
Uw activiteit realiseren via internet vergt naast de puur boekhoudkundige formaliteiten heel wat fiscaal en juridisch denkwerk.
De btw
Het wetboek van de btw bepaalt talrijke regels en uitzonderingen wat de plaats van de verrichtingen betreft. Een belangrijk element bij het starten van een onlinebedrijf, dat zich vaak tot buitenlandse klanten richt.
Zowel voor de levering van goederen als voor dienstprestaties gelden inderdaad locatieregels die verschillen naargelang dat de klant btw-plichtig is (B2B) of niet (B2C + btw-plichtige B2B). Er bestaan ook regels die verschillen naargelang dat de klant in de Europese Unie is gevestigd of erbuiten (in het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld).
De plaats van de verrichting kan een impact hebben op het toe te passen btw-tarief, maar ook op de te vervullen formaliteiten, zoals de identificatie bij de btw of de aangifte en de betaling van de btw in een derde land. Als uw klanten bijvoorbeeld in Spanje zijn gevestigd, kan u verplicht zijn zich te identificeren bij de btw in Spanje en de btw te betalen aan de Spaanse fiscus.
In de praktijk gelden voor kleine e-handelaars onder een bepaalde drempel (10.000€ verkoop per jaar in het buitenland) vereenvoudigde regels waarmee ze die formaliteiten kunnen vermijden. En sinds 1 juli 2021 kunnen btw-plichtigen dankzij de One Shop Stop (OSS) een vereenvoudigde regeling kiezen om de btw die ze verschuldigd zijn in verschillende lidstaten (van de klanten) aan te geven en te betalen in België (identificatielidstaat). Meer informatie vindt u op de website van de FOD Financiën.
Gezien de complexiteit van de regels en formaliteiten raden we u aan een boekhouder of fiscalist onder de arm te nemen alvorens uw bedrijf te starten. Hij zal u een overzicht van de verschillende btw-regels en -formaliteiten helpen maken.
Juridisch
U verzamelt en beheert de gegevens van uw klanten voor de btw of voor het beheer van hun bestellingen (gekochte/geretourneerde artikels, prijzen, betaalwijze, leveringsadres, ...). Bijgevolg moet u de GDPR (AVG in het Nederlands) naleven en aan de klant zijn rechten meedelen via een specifieke vertrouwelijkheidspagina.
Maar ook de klant moet weten van wie hij koopt. Uw gegevens zullen dus worden vermeld op een contactpagina van de website.
U moet ook voorzien in:
- algemene verkoops- of prestatievoorwaarden die aangepast zijn aan het internet. Doe daarvoor een beroep op een advocaat die ze voor u zal opstellen.
- een vakje dat de klant aanvinkt om aan te geven dat hij vooraf kennisgenomen heeft van die voorwaarden en ze aanvaardt.
Denk er tot slot aan dat de klant het recht heeft zijn aankoop te herroepen (behoudens uitzonderingen) binnen een wettelijke termijn van 14 kalenderdagen.