Belangenconflictenbeleid

1. Inleiding

Belfius Bank is een bank die verankerd is in alle segmenten van de Belgische economie en samenleving. Ze biedt een breed scala aan bankproducten en financiële diensten aan haar klanten. Die uitgebreide dienstverlening heeft echter ook een keerzijde, namelijk het risico op belangenconflicten. Belfius Bank heeft daarom een beleid uitgewerkt dat de nadelige gevolgen die een belangenconflict voor haar klanten kan hebben, moet voorkomen.

2. Wat is een ‘belangenconflict’?

Een belangconflict kan, en meer specifiek in de context van beleggingsactiviteiten en -diensten, omschreven worden als een situatie waarin:

• de belangen van Belfius Bank of die van haar medewerkers of agenten onverenigbaar zijn met of afwijken van de belangen van een van haar klanten;
• de belangen van een bepaalde (groep) klant(en) afwijken van die van een andere (groep) klant(en),

en waarbij de belangen van een of meer klanten worden geschaad of zouden worden geschaad.

3. Onze aanpak

Belfius Bank hanteert een gefaseerde aanpak waarin ze eerst potentiële belangenconflicten identificeert, om vervolgens het risico op het schaden van de belangen van de klant(en) te voorkomen of adequaat te beheren.

3.1. Identificatie van (potentiële) belangenconflicten

Bij het identificeren van potentiële belangenconflicten wordt er gekeken naar alle activiteiten en departementen van de Bank. Deze identificatie houdt in dat de Bank onderzoekt welke situaties een belangenconflict vormen of kunnen doen ontstaan bij het uitvoeren van haar activiteiten. Om uiteindelijk een totaalbeeld te krijgen, worden de geïdentificeerde potentiële belangenconflicten opgenomen in een lijst van potentiële belangenconflicten.

Wanneer belangenconflicten niet kunnen voorkomen worden, probeert de Bank de gevolgen ervan zodanig te beheren dat de belangen van de betrokken klant(en) niet worden geschaad of niet zouden worden geschaad.

Voorbeelden van situaties die op dergelijke lijst kunnen voorkomen zijn:

• het gelijktijdig optreden in verschillende hoedanigheden voor verschillende klanten met conflicterende of uiteenlopende belangen;
• de verkoop van eigen bankproducten versus de distributie van producten van derden;
• het verstrekken van beleggingsadvies over financiële instrumenten uitgegeven in opdracht van een emittent, terwijl de Bank deel uitmaakt van het uitgifte- of plaatsingssyndicaat;
• het hanteren van aparte niet-onderbouwde standaarden om de Bank of haar producten als duurzamer voor te stellen dan de werkelijkheid om zo beleggers met specifieke voorkeuren aan te trekken;
• het aanvaarden en geven van geschenken en uitnodigingen die het objectief handelen in de weg kunnen staan;
• het oneigenlijk gebruik van vertrouwelijke informatie over een klant voor een andere klantenrelatie;;
• het adviseren van producten die niet voldoen aan de behoeften of duurzaamheidsvoorkeuren van de klant.

3.2. Het voorkomen van belangenconflicten en de mogelijk nadelige gevolgen ervan

Belfius Bank heeft een aantal procedures en maatregelen uitgewerkt om belangenconflicten en de mogelijk nadelige gevolgen ervan voor haar klanten te voorkomen, te beperken of te beheren. Het betreft onder meer procedures en maatregelen:

• ter voorkoming of controle van de uitwisseling van informatie (1); en
• ter voorkoming of beperking van de uitoefening van ongepaste invloed (2).
• 
  

  (1) Controle van informatie-uitwisseling

  Dergelijke procedures en maatregelen controleren en beperken de stroom van informatie binnen de Bank. Ze moeten ervoor zorgen dat er binnen de Bank en haar afdelingen geen informatie wordt gedeeld, gebruikt of verspreid die belangenconflicten in de hand kunnen werken. Ze omvatten bijvoorbeeld informatiescheidingen (zogenaamde "Chinese Walls"), toegangsbeheer, regels voor het bewaren van informatie op een aparte drager, gedragscodes, ...

  In bepaalde gevallen is de informatie zo gevoelig dat deze alleen mag worden gedeeld met personen die op een nominatieve lijst staan. In deze gevallen gaat het meestal om informatie die ook koersgevoelig is.

  Daarnaast gaat de Bank in bepaalde gevallen over tot het fysiek afzonderen van bepaalde personen of zelfs hele afdelingen. Analisten of activiteiten van derden zijn bijvoorbeeld fysiek gescheiden omdat ze geen informatie mogen delen met andere afdelingen om de objectiviteit in hun acties niet in gevaar te brengen.

  
  

  (2) Preventie van ongepaste invloed

  De medewerkers en agenten van de Bank moeten ervoor zorgen dat zij onpartijdig en objectief handelen in hun relaties met klanten. Daarom zijn er procedures en maatregelen uitgewerkt om ongepaste beïnvloeding te voorkomen. Ook hier is scheiding van informatie een belangrijk element, maar het gaat verder door ook het gebruik van bepaalde informatie in persoonlijke transacties van medewerkers en agenten te controleren of persoonlijke transacties te verbieden in aandelen of andere financiële instrumenten die zijn uitgegeven door ondernemingen waarmee een bankrelatie bestaat. Onder dezelfde categorie van maatregelen vallen ook beperkingen op uitnodigingen en geschenken.

3.3 Melding van niet-beheersbare belangenconflicten

Wanneer blijkt dat bovenstaande procedures en maatregelen ontoereikend zijn om redelijkerwijs te mogen aannemen dat het risico dat de belangen van haar klanten worden geschaad, zal worden voorkomen, maakt Belfius Bank op transparante wijze de belangenconflicten, alsook de getroffen maatregelen om dit risico te beperken, aan de getroffen klant(en) bekend alvorens voor zijn rekening zaken te doen. Deze bekendmaking moet gedetailleerd genoeg zijn om klanten in staat te stellen een geïnformeerde beslissing te nemen over de dienst in verband waarmee het belangenconflict zich voordoet.

Deze maatregel is in bepaalde gevallen reglementair verplicht – bijvoorbeeld wanneer de Bank voordelen ontvangt of verstrekt in het kader van beleggingsdiensten, in een prospectus, … – maar in de regel zal de Bank zo veel mogelijk alle redelijke preventieve maatregelen nemen om dergelijke situaties te vermijden.

3.4. Niet handelen

Als er ondanks de bestaande procedures en maatregelen voor het beheer van belangenconflicten geen afdoende oplossing kan worden gevonden om het risico op benadeling van de klant te vermijden, zal de Bank zich onthouden van de verstrekking van de dienst.