Wanneer u als werkgever een werknemer op pad stuurt voor een dienstreis met zijn of haar eigen wagen, motor- of bromfiets, is het logisch dat u een vergoeding betaalt voor de gemaakte kosten. Strikt genomen moet uw werknemer die kosten kunnen bewijzen. Om praktische redenen aanvaardt de belastingadministratie evenwel dat u die kosten forfaitair vergoedt. Hieronder een update van de bedragen en hoeveel u hiervan fiscaal kan aftrekken.


Hoger maximumbedrag


De kilometervergoeding die u aan uw werknemers forfaitair betaalt voor dienstopdrachten met hun eigen wagen (motor- of bromfiets) mag in principe niet meer bedragen dan de forfaitaire kilometervergoeding die de federale ambtenaren hiervoor krijgen. Als u tenminste wil vermijden dat uw werknemers hierop belastingen moeten betalen.

Voor de periode 1 juli 2022 tot 30 juni 2023 bedraagt dat maximum in principe 0,4170 euro/km (tegenover 0,3707 euro/km in de 12 maanden daarvoor). Van die vergoeding wordt aangenomen dat ze de werkelijke kosten dekt. En daardoor is ze niet belastbaar voor diegene die ze krijgt.

Let op: verplaatsingen die een werknemer doet tussen zijn of haar woonplaats en een vaste plaats van tewerkstelling zijn geen dienstreizen! Die verplaatsingen komen dus niet in aanmerking voor de bedoelde kilometervergoeding. Als u er als werkgever een vergoeding voor betaalt, is dat in principe een belastbare bezoldiging (voor woon-werkverkeer met de wagen of andere eigen vervoermiddelen is er wel een vrijstelling mogelijk van max. 430 euro per jaar als de werknemer geen werkelijke beroepskosten aftrekt in zijn belastingaangifte).


Retroactieve verhoging door de gestegen brandstofprijzen


Als maatregel tegen de sterk stijgende brandstofprijzen in het eerste kwartaal van 2022 werd de kilometervergoeding voor de periode maart 2022 tot juni 2022 eenmalig en retroactief verhoogd tot 0,402 euro/km.


Meer dan 24.000 km per jaar of een hogere vergoeding?


De fiscus aanvaardt de forfaitaire kilometervergoeding voor dienstreizen in opdracht van de werkgever tot maximaal 24.000 kilometer per jaar. Daarboven zal de fiscus de forfaitaire berekening mogelijk niet meer automatisch aanvaarden en kan zij bijkomende bewijzen van de gereden kilometers en gemaakte (auto)kosten opvragen.

Het bedrag van 0,4170 euro/km is ook maar een forfait. Als de werknemer een hogere gemiddelde kostprijs per kilometer kan aantonen, dan mag u een hogere vergoeding toekennen, maar altijd met de nodige bewijsstukken.

Hoe deze vergoeding aftrekken?


De kilometervergoeding voor dienstreizen is onder voorwaarden fiscaal aftrekbaar voor de werkgever. Daarbij moet u rekening houden met een fiscale aftrekbeperking.

Sinds 1 januari 2020 (aanslagjaar 2021) wordt de aftrekbaarheid voor wagens op fossiele brandstof berekend op basis van de volgende formule: 120% - (0,5% x coëfficiënt x CO2-uitstoot [in gr/km])

De coëfficiënt bedraagt

  • ‘1’ voor voertuigen met enkel een dieselmotor
  • ‘0,90’ voor wagens uitgerust met een aardgasmotor en een belastbaar vermogen van minder dan 12 fiscale pk
  • ‘0,95’ voor wagens met een andere motor (benzine, lpg, hybride, PHEV…).

De aftrek berekend via deze formule mag niet hoger zijn dan 100% van de kosten en kan niet lager zijn dan 50% van de kosten (of 40% als de wagen een uitstoot heeft van meer dan 200 gr/km CO2).

De kosten voor elektrische wagens zijn 100% aftrekbaar volgens de huidige fiscale wetgeving.


En voor vrijwilligers?


De kilometervergoeding voor federale ambtenaren wordt ook gebruikt voor de berekening van vrijwilligersvergoedingen.

Het statuut van de vrijwilliger laat niet toe om hen te betalen voor gepresteerde diensten. Enkel een onkostenvergoeding mag. Naast de algemene maxima per maand en per jaar bestaat er een aparte grens voor de verplaatsingsvergoedingen. Die grens ligt op 2.000 km per jaar per vrijwilliger (al is er geen grens voor vrijwilligers die het regelmatig vervoeren van personen als activiteit hebben). De vergoeding mag ook hier niet meer bedragen dan de kilometervergoeding voor de federale ambtenaren.


Indexatie per kwartaal in plaats van jaarlijks


De minister heeft aangekondigd dat de kilometervergoeding per kwartaal wordt geïndexeerd (sinds maart 2022). Voordien gebeurde dat op jaarbasis (telkens van 1 juli tot 30 juni). De bedoeling is om de forfaitaire vergoeding zo dichter bij de werkelijke kostprijs te brengen.

Anderzijds is het een mes dat aan twee kanten snijdt. Als na verloop van tijd de brandstofprijzen weer normaliseren, gaat de vergoeding ook sneller omlaag.

Bovendien betekent dit dat uw sociaal secretariaat elk kwartaal de cijfers moet aanpassen, dat de werknemer minder goed weet wat hij of zij op het einde van de maand zal ontvangen en dat u als werkgever minder goed kan inschatten wat de komende maanden de werkelijke kost van uw personeel is.